KOSTNADSRAPPORTERING

Skapa en grym kostnadsrapport med tre tips för prissättning av din IT-miljö

Saknar du och ditt företag rutiner för att effektivt kommunicera värdet och kostnader kopplat till leveransen av IT? Du är inte ensam! Även om det kan låta som en stor uppgift behöver det inte vara särskilt svårt att komma igång. I denna guide ger jag dig tre bra exempel på hur du kan prissätta din IT för att skapa en första kostnadsrapport och synliggöra faktiska kostnader till verksamheten.

Konkretisera vad som döljs i IT-budgeten

En vanlig utmaning för företag är att verksamheten och beställare av IT inte förstår hur deras aktiviteter och beslut driver kostnader för IT-avdelningen. Det kan handla om allt från supportärenden, beställning av laptops, nya licenser, brandväggar och VPN till tillgång till nya tjänster. Allt har givetvis ett pris, men för beställaren landar dessa kostnader allt som oftast i den generella “IT-budgeten”.

Detta är dels orsakat av att verksamheten varken har inblick eller förståelse för hur kostnadsstrukturen ser ut för IT. Vad kostar en access till Microsoft Teams, Adobe Photoshop eller lönesystemet egentligen? En annan bidragande orsak är att det saknas effektiva sätt för IT-avdelningen att kommunicera och konkretisera vad som faktiskt levereras till verksamheten. Det gör båda parter blinda i frågan kring:
Hur ska vi rättvist fördela kostnader kopplat till leveransen av IT?

Fördela kostnader i en kostnadsrapport

Med detta som utgångspunkt, vore det inte en utmärkt idé att testa bryta ned den fluffiga “IT-budgeten” till mer konkreta kostnadsposter? Då får IT-avdelningen möjlighet att bättre kommunicera kostnader samtidigt som ”beställarsidan” ges ökad förståelse för deras kostnadsbidrag.

Låt oss börja med att utvärdera tre olika exempel på hur en kostnadsrapport från IT skulle kunna se ut. Med denna rapport kan båda parter få en gemensam utgångspunkt för hur fördelning av kostnader ska se ut – ett första steg mot ökad transparens!

Följande kostnadsrapporter utgår från tre olika sätt att prissätta IT. De är olika komplexa och ställer därmed också skilda krav på hur mycket tid som behövs investeras för att sammanställa dem. Låt dessa bli en vägledning och ett första steg till att bättre brygga samman IT-avdelning och verksamhet.

ALTERNATIV #1

Enkelt, snabbt, effektivt: Per användarkonto

Om vi antar att alla som jobbar på ett företag har ett domänanslutet användarkonto registrerat så går det snabbt att få en övergripande bild över verksamhetens kostnader. Principen utgår från att sammanställa den totala kostnaden för IT som ska fördelas över verksamheten, för att sedan basera kostnadsrapporten på antalet användarkonton per avdelning.

Då den totala kostnaden som ska fördelas innefattar allt från licenser, kostnader för tjänster, support och inköp av hårdvara, väljer vi att göra beräkningen på årlig basis.

Exempel på prislista

Kostnad att fördela: SEK 1,000,000 / år

Avdelning A: 150 användarkonton
Avdelning B: 80 användarkonton
Avdelning C: 20 användarkonton

Årlig kostnad per konto: 100,000/250 = SEK 4,000

Exempel på kostnadsrapport

Fördelar

• Enkel för verksamheten att förstå.
• Låg komplexitet gör det snabbt att komma igång.
• Enkel vid prisjustering
• Lämpar sig bra för att ge kostnadsindikation vid årlig budgetering

Men tänk på att…

• …rapporten inte ger någon detaljerad bild över vad som faktiskt driver kostnader.
• …beställaren inte har några möjligheter att påverka kostnaden, förutom att inaktivera användarkonton.
• …kostnader riskerar att fördelas fel då vissa avdelningar kan ha oproportionellt många användarkonton.

ALTERNATIV #2

Balanserad: Paketerad

Genom att gradvis öka detaljnivån på din prissättning ges möjligheten att öka förståelsen hos verksamheten om vad deras beställning faktiskt innehåller, och vad som driver kostnader för IT-avdelningen. Prissättningen kan i stor utsträckning fortfarande utgå från användaren, men tar bättre hänsyn till att olika användares olika behov av IT.

Ett exempel är att paketera användarnära IT i olika nivåer (brons, silver och guld) av “Arbetsplats” för att låta verksamheten anpassa sin beställning efter behov. Då blir det lättare att löpande dela kostnadsrapporter på exempelvis månadsbasis. Beställaren kan varje månad gör ändringar i beställningen genom att inaktivera konton eller flytta dem mellan olika nivåer.

Notera att vi i följande exempel inte tar hänsyn till kringtjänster eller ytterligare kostnader. Dessa kan antingen fördelas procentuellt över avdelningarna eller presenteras som fristående kostnader i rapporten.

Exempel på prislista

Exempel på kostnadsrapport

Fördelar

• Verksamheten kan själv välja nivåer och anpassa beställningen efter sina behov och på så sätt påverka totalkostnaden.
• Rapporten är enkel att överblicka och förstå för mottagaren.
• Ändringar i beställningsunderlaget kan göras mer frekvent.

Men tänk på att…

• …ökad detaljrikedom också kräver ökad noggrannhet i att uppdatera underlaget.
• … fundera över hur “övriga” kostnader som inte är kopplade till användaren ska hanteras.
• …bestämma hur rätt nivåer och vad som ska ingå i din paketering ska hittas.

ALTERNATIV #3

Till perfektion: Detaljerad

Om precision, transparens och en “rättviseprincip” gentemot verksamheten är prioriterad, bör prismodellen byggas upp så detaljerat som möjligt. Utgångspunkten blir att samla in så många mätpunkter som möjligt från en beställare och använda dessa som grund i kostnadsrapporten. Mätpunkterna kan bestå av allt från antalet licenser, lagda supportärenden, upptid på servrar, hastighet på nätverk eller andra kostnadsdrivande aktiviteter. Kostnader för delad infrastruktur kan fördelas procentuellt över verksamhetens avdelningar, antingen baserat på användarkonto eller efter bedömning av nyttjandegrad.

Nedan ges några exempel på artiklar att använda i kostnadsrapporten. Även detta exempel utgår från kostnad per månad.

Exempel på prislista

Exempel på kostnadsrapport

Fördelar

• Verksamheten kan själv välja nivåer och anpassa beställningen efter sina behov och på så sätt påverka totalkostnaden.
• Rapporten är enkel att överblicka och förstå för mottagaren.
• Ändringar i beställningsunderlaget kan göras mer frekvent.

Men tänk på att…

• …ökad detaljrikedom också kräver ökad noggrannhet i att uppdatera underlaget.
• … fundera över hur “övriga” kostnader som inte är kopplade till användaren ska hanteras.
• …bestämma hur rätt nivåer och vad som ska ingå i din paketering ska hittas.

Avslutningsvis…

Det finns inga enkla sanningar när det kommer till prissättning av IT. I grund och botten handlar det för dig om att hitta en modell som rättvist speglar kostnader av leveransen. Ovan nämner vi tre ytterligheter kring hur du kan tänka för att nyckla ut kostnader. Vill lära dig mer och komma igång med kostandsrapportering i stort, rekommenderar jag dig spana in vår guide för Kostnadsrapportering för IT – Kom igång med 5 enkla steg. Här får du konkreta tips på hur du, förutom prissättning, kommer igång med att skapa kostnadsrapporter för olika mottagare inom din organisation.

Lycka till!

 

PUBLICERAD